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    Digitalisierung: Ran ans Fundament!

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    Digitalisierung passiert jetzt – aber auf den falschen Ebenen. Statt Penthouse-Projekten braucht es Digitalisierung in den Fundamenten. Dort, wo Informationen in Papier gefangen sind: in Archiven und in der Poststelle. 

    Vor kurzem bin ich bei einer Diskussionsrunde fast vom Stuhl gefallen. Da wurde allen Ernstes die Frage gestellt, ob Digitalisierung „nur eine Modeerscheinung oder tatsächlich ein nächster Meilenstein in der wirtschaftlichen Weiterentwicklung der Menschheit“ sei.

     

    Mensch Leute, Digitalisierung ist kein Projekt – und nein, die geht auch nicht mehr weg!

    Nicht erst seit Corona berichten Medien über „die Digitalisierung“. Thematisiert werden Versäumnisse, zurecht: Denn die hiesigen Vorzeige-Projekte von Verwaltungen und Unternehmen, die ich aus meiner beruflichen Praxis als Digitalisierer kenne, sind: oben digital, in der Mitte analog, und im Keller muchtig bis toxisch. Also ausgerechnet dort, wo die eigentliche Arbeit passieren muss. 

    Das Problem ist dabei die Herangehensweise von Unternehmen: Digitalisierung als Penthouse-Projekt. Auf dem Dach des Prozess-Gebäudes strahlt ein ach so toller Kasten, den lediglich ein Bruchteil der Firma nutzen kann. Aber ins Fundament geht niemand freiwillig. Einzig Archivar und Werksstudentin wissen ungefähr, wo sich welches Dokument befindet – und brauchen dennoch Tage und einen alpinen Bergungstrupp, um es zu finden.

     

    Haus des Geld-Verbrennens

    Ums Geld kann es dabei nicht gehen. Denn gut organisierte Digitalisierung spart tatsächlich Geld und Zeit – und ist eben nicht nur zum Vorzeigen da. Sie beginnt dort, wo geballte Information vom Papier befreit werden kann. Denn wenn Informationen digital auf Kopfdruck verfügbar sind, lassen sich ganz viele andere Arbeitsabläufe plötzlich einfacher digitalisieren.

    EWERK Blog Digitalisierung vom Fundament her statt Geldverbrennen über Digitalprojekte a la PenthouseNicht richtig vom Fundament her zu digitalisieren, ist wie Geld zu verbrennen.
    Dazu zählen auch schicke Prestige-Penthouse-Projekte.

    Und sie schafft Platz, so viel Platz: Digitalisierung auf Dokumenten-, Akten- und Vorgangsebene ist vor allem erst einmal Dematerialisierung, zugleich Müllbeseitigung und -verhinderung. Das ist so grundlegend, dass mir Fragen wie „Ist Digitalisierung eine Mode-Erscheinung?“ Alpträume bereiten: Steht es wirklich so schlecht um die Weitsicht unserer Behörden und Unternehmenslenker?

    Digitalisierung von Archiven und Papierprozessen ist heute wirklich nichts Besonderes mehr – wenn man es richtig angeht. Und zwar in drei Schritten:

    • Erstens werden alle Bestände auf ihren Informationsinhalt, die Notwendigkeit, diese im Original aufzubewahren und deren wahrscheinliche Zugriffshäufigkeit überprüft.
    • Zweitens: Was weiterhin wichtig ist, soll aus den vergangenen Jahren wegdigitalisiert werden. Aber bitte nicht als Arbeitsbeschaffungsmaßnahme für Sachbearbeiter mit einem Abteilungsscanner, um Dateien einzeln in irgendeine digitale Schmuddelecke abzulegen! Das erledigen wir heute millionenfach binnen weniger Tage auf industriellem Niveau. Und bauen daraus eine firmeneigene Suchmaschine.
    • Der Rest geht, je nach Aufbewahrungsfrist und Angst, in ein sogenanntes totes Lager beim Dienstleister für Digitalisierung und Archiv. Falls das Dokument tatsächlich einmal benötigt wird, stellt der es wahlweise digitalisiert oder papierhaft rasch zu. Und zur gesetzlich vorgegebenen Zeit vernichtet er es – datenschutzkonform und umweltgerecht.

    Die Folge: leere Aktenschränke, Archive und Keller. Nun müssen Sie dafür sorgen, dass die nicht wieder voll werden. Immerhin beträgt der sogenannte Aufwuchs an Papier in Deutschland immer noch sage und schreibe 6 % pro Jahr. Und das in Zeiten des papierlosen Büros.

    Diesen Aufwuchs bekämpft man am besten da, wo er entsteht, also beim tagtäglichen Posteingang und bei allen möglichen Arten von Belegen: Rechnungen, Lieferscheine, Reisekostenabrechnungen und so weiter. Für die braucht es neue rein digitale Prozesse. Im Idealfall flutschen sie dann als sogenannte Dunkelverarbeitung einmal komplett durch den Eingangs-, Prüfungs- und Freigabeprozess, ohne einem Menschen Arbeitszeit gestohlen zu haben.

    Attacke gegen Aktenromantiker!

    Solche Routineprozesse können Dienstleister mit ihren Systemlösungen ohnehin viel effizienter leisten. Endlich bleibt Ihnen dann Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Zugegeben: Je nach Industrie und Branche gibt es natürlich noch gravierende Unterschiede im Digitalisierungs-Reifegrad – der Weg ist unterschiedlich weit. Aber Digitalisierung ist ohne weiteres möglich, sicherlich keine Modeerscheinung – und fängt beim Papier an.

    Also, Maske aufgesetzt und Attacke gegen Aktenromantiker. Und dann ran ans Fundament!

    Thomas Beer ist erschüttert, und zwar jeden Tag. Der Digitalisierer versteht nicht, wie deutsche Unternehmens- und Behördenlenker noch ruhigen Gewissens schlafen können, wenn sie immer noch Menschen und Mietfläche für die Verwaltung von Totholz beschäftigen. Denn das muss – nein, darf! – nicht mehr sein.

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    Whitepaper: Wertschöpfung erhöhen durch papierbefreite Prozesse

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