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    Große IT-Projekte zum Erfolg führen - Teil 1

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    Was sind große IT Projekte und was bedeutet die Größe fürs Projekt? Der erste Teil der dreiteiligen Blog-Serie. 

    Damit Ihr IT-Projekt den richtigen Stellenwert bekommt, kein Ressourcenfresser wird und Ihnen langfristig nutzt, beantworten wir entscheidende Fragen: Wann ist ein IT-Projekt wirklich groß? Welche Methoden des IT-Projektmanagements führen zum Erfolg? Ist ein IT-Großprojekt mit der schlichten Abnahme beendet oder braucht es ein Mehr an Service? Und als roter Faden: Was ist wirklich sinnvoll für Ihr Unternehmen?
    Wir widmen uns in unserer dreiteiligen Experten-Blog-Serie detailliert und fokussiert dem Thema IT-Großprojekte – der maßgeschneiderten Projektplanung und -umsetzung.


    Im ersten Teil geht es um die Definition von Größe. Hier divergieren die übliche Klassifizierung und die Unternehmenswirklichkeiten zumeist. Gut, wenn der IT-Dienstleister nah am Kunden ist und die Größe eines IT-Projektes aus dessen Warte betrachtet. So erhalten Sie eine belastbare Basis für die zielgenaue Projektplanung und für Ihre interne Kommunikation.
    Bevor Sie sich im Dschungel der üblichen Bemessungsgrundlagen von IT-Großprojekten verlieren und nicht wiedererkennen, keine Sorge: Wir schaffen Abhilfe und bieten Ihnen in der zweiten Hälfte des Beitrages einen ganz praxisnahen und übersichtlichen Ansatz, der sich bewährt hat.

    Was sind große IT-Projekte? Was denken Sie?

    Die gängige Fachliteratur bemisst die Größe von IT-Projekten am Arbeitsaufwand, am nötigen Budget und an der Komplexität. Erst wenn der Arbeitsaufwand mehr als 50 Personenjahre beträgt, das Projektbudget größer als 10 Mio. Euro ist und die Projektinhalte komplex sind, gilt ein IT-Projekt als groß. Nützt Ihnen diese Klassifizierung? Wir haben berechtigte Zweifel.

    Müssen erst alle Faktoren vorliegen, bevor ein IT-Projekt für Ihr Unternehmen „groß“ ist?


    Werfen wir einen Blick auf die typischerweise genannten Komplexitätsfaktoren!
    Dem Vernehmen nach braucht es eine Vielzahl von Faktoren, damit Sie Ihr Projekt als technisch komplex einstufen dürfen:

    • die Konsolidierungen einer verteilten IT-Infrastruktur
    • die Ablösung veralteter Legacy-Systeme
    • In- und Outsourcing-Projekte im Rahmen kritischer Infrastrukturen und Applikationen
    • die Überführung von On-Premise-Systemen in Cloud-Systeme/SaaS
    • der Wechsel von ERP-Systemen

    Spätestens, wenn redundante IT-Systeme hinzukommen, die eine Hochsicherheit gewährleisten oder wenn mit Innovationen technologisches Neuland betreten wird, scheint ein IT-Projekt das Attribut „groß“ verdient zu haben.

    Fachliche Komplexität

    Regularien wie BSI-KritisV, MiFID II & MiFIR, EnWG und die EU-DSGVO – kurz gesagt, Ihr IT-Sicherheitskonzept – erfordern hohe fachliche Expertise und eine zeitnahe Umsetzung. Das ist unbestritten. Wenn neueste technische Errungenschaften zum Einsatz kommen, bei denen Ihr IT-Dienstleister nicht auf Umsetzungsblaupausen zurückgreifen kann, ja, auch dann wird ein IT-Projekt fachlich komplex und gewinnt an Größe. Als weiterer Komplexitätsfaktor wird zudem die Geschäftskritikalität (die dringliche Bedeutung des Projektes für die Unternehmensstrategie) genannt.

     

    Organisatorische Komplexität

    Wenn es keine ausformulierte Digital-Strategie gibt, ein unternehmensinternes Zielbild fehlt und die unternehmerischen Vorgaben gegen Null gehen, wächst der organisatorische Aufwand – vom IT-Projektplan über das IT-Projektmanagement bis zur Umsetzung. Selbstverständlich. Ebenso nimmt die organisatorische Komplexität mit der Anzahl an Organisationseinheiten und Stakeholdern zu. Auch der Reifegrad der Unternehmensorganisation sowie Anpassungen der Unternehmenswerte sollen ausschlaggebend bei der Bemessung sein.


    Haben Sie sich und Ihr Unternehmen wirklich wiedererkannt? Oder ist ein IT-Projekt für Sie groß, obwohl nicht der ganze Reigen der Komplexitätsfaktoren vorliegt?

    Unser praxisgerechter Ansatz. Willkommen in der Wirklichkeit!

    Gleich vorab: Bereits die Größeneinteilung von IT-Projekten nach benötigten Personenjahren entspricht selten der Unternehmenswirklichkeit.
    Wir empfehlen die Größe und Wichtigkeit Ihres Projektes anders zu betrachten: Wie wertvoll ist es für Sie (Business Value), wie ausschlaggebend und essenziell ist es für Sie (Kritikalität), wie groß sind der Ressourceneinsatz und der Projektnutzen gemessen an Ihrem Unternehmen?



    Kommt Ihnen diese Betrachtungsweise entgegen?


    Wenn ein IT-Projekt entweder wichtig oder komplex oder ressourcen- und kostenintensiv ist, wird es von Unternehmen als groß empfunden und erhält die unternehmensinterne Aufmerksamkeit (ein wichtiger Faktor auch für Ihr Management!). Das hat uns unsere Erfahrung als IT-Dienstleister deutlich gezeigt und genau darauf fußt unser Beratungs- und Umsetzungsansatz.
    Vier klare Faktoren, an denen sich die Größe Ihres IT-Projektes ablesen lässt.
    Aus der engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und den erfolgreich von uns durchgeführten Projekten haben wir Bemessungsgrundlagen abgeleitet, die sich nachweislich in der Praxis bewähren.

    • Wann ist ein Aufwand groß? Wenn er über 20 % der verfügbaren Ressourcen Ihres Unternehmens in Personenjahren beträgt.
    • Was sind hohe Kosten? Wenn sie über 20 % Ihres Jahresumsatzes liegen.
    • Wann ist der Nutzen hoch? Wenn Ihr Umsatz um mehr als 20 % steigt, Ihre Marktposition ausgebaut und ihre Unternehmensstrategie beflügelt wird.
    • Wann sind Rahmenbedingungen entscheidend für die Projektgröße? Wenn kritische Zeitfaktoren erfüllt werden müssen, wenn Ihr Marktumfeld Innovationen, neue Produkte oder Services erfordert und wenn Regularien zu erfüllen sind.

    Auf einen Blick

    Sehen Sie, wie Ihr IT-Projekt sinnvoll nach Business Value und Kritikalität bewertet werden kann und die richtige Größe und Relevanz bekommt. Auch, wenn es sich nach den Maßstäben der gängigen Literatur möglicherweise um ein kleineres Projekt handelt.
    Wir haben es in einer Grafik für Sie zusammengefasst.
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    Groß ist, wenn es groß für Sie ist. Ihre Pluspunkte.

    Uns ist es zuerst wichtig, gemeinsam mit unseren Kunden Klarheit über den Umfang und die Komplexität des IT-Projektes zu gewinnen. Dazu nutzen wir unser ProjectScoring-Modell und werten es mit dem Senior Management des jeweiligen Unternehmens aus. Erst die Analyse, dann der IT-Projektplan!

    • Wir stellen gemeinsam schon zu Beginn sicher, dass jedes Projekt die richtige Größe bekommt und nicht überbordet.
    • Sie haben die Freiheit, sich Ihr eigenes, maßgeschneidertes IT-Großprojekt zu schaffen. Wenn es als solches klassifiziert wird, kann es mehr Aufmerksamkeit in Ihrem Unternehmen erlangen und wirksamer sein: Das Risikobewusstsein wird geschärft, Scopes und Ziele werden klarer, der Ressourceneinsatz ist leichter zu planen.
    • Sie haben die Option, vermeintlich große Faktoren aus der Schusslinie zu nehmen, wenn eine erhöhte Aufmerksamkeit kontraproduktiv für das Gelingen des Projektes ist.
    • Sie haben die Möglichkeit, während des Projektes nachzujustieren und Größenordnungen anzupassen.

     

    So geht’s erfolgreich weiter.

    Nun sind wir bereits mit einem Fuß auf der Schwelle zur IT-Projektplanung und dem IT-Projektmanagement. Nachdem wir gemeinsam Ihren tatsächlichen Bedarf und die richtige Größe Ihres IT-Projektes ermittelt haben, geht es daran zielgenau zu planen.
    Seien Sie gespannt auf Teil 2 unserer Blog-Serie „Erfolgreiche IT-Großprojekte“. Darin widmen wir uns den erfolgreichen Methoden des individuellen und agilen Projektmanagements. Ganz konkret und, wie immer, kundennah!

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