Der Konkurrenz immer einen Klick voraus durch höhere Wertschöpfung und digitale Prozesse? Das papierlose Büro macht es möglich. Wie Sie sich als Unternehmen vom Papier befreien: EWERK zeigt, worauf es ankommt.
Das Problem mit dem Papier
Die Wirtschaft wächst – und damit auch die Anzahl an Daten, Akten, Rechnungen und Verträgen. Die Lagerung von Geschäftsunterlagen in Archiven braucht Platz, Geld und Ressourcen. Allein die Suche nach Dokumenten im Archiv kostet Unternehmen pro Mitarbeiter jährlich rund 1.000 Euro – wenn nur 100 Mitarbeitern auf Informationen im Archiv angewiesen sind, macht das 100.000 Euro im Jahr. Und dabei sind noch nicht einmal die Kosten für die Pflege der Archive oder ein noch rein analoges Input Management mitbedacht. Dazu kommen Druckkosten, sowie Kosten für Archivierung und Lagerung. Letztere ist mit einem hohen Risiko verbunden: So können Brände und Wasserschäden wichtige Unternehmensinformationen mit einem Mal vernichten – eine wirtschaftliche Katastrophe, wenn man davon ausgeht, dass es im Durchschnitt rund 550 Euro kostet, ein verlorenes Dokument neu zu erstellen.
Wie funktioniert das papierlose Büro?
Im besten Fall: Ganz ohne Papier. Das bedeutet: Alle Prozesse – wie die Bearbeitung analoger Post, die Archivierung von Dokumenten und die in- sowie die externe Kommunikation finden digital – und demnach ortsunabhängig statt. Um langfristig digital zu arbeiten, braucht es Expertise und eine geeignete Infrastruktur mit umfangreichem Speicher sowie einem Dokumentenmanagements- & Kommunikationssystem, das gegen Phishing, Malware und Cyberspionage geschützt ist und alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt – Ressourcen, die insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen nicht unbedingt selbst leisten können. Laut dem Digital Office Index von Bitkom automatisieren weniger als die Hälfte aller KMUs digitale Prozesse. 27 Prozent arbeiten nach wie vor überwiegend papierbasiert. Der Grund: KMUs müssen Digitalisierung „nebenbei“ umsetzen – ein Vorhaben, das selten gelingt. Auf Konzernseite sieht es zwar besser aus - aber auch hier fehlt häufig ein von der IT und den Daten her gedachtes System. Wie der Wandel zum papierlosen Büro dennoch möglich ist: Dienstleister wie EWERK stehen Unternehmen von der Beratung bis zur Umsetzung digitaler Lösungen als zuverlässiger Partner zur Seite. Vor allem Komplettlösungen wie die Digitalisierung des kompletten Input Managements und ganzheitliche Enterprise Content Management Solutions treiben das papierlose Büro in Unternehmen auch wirklich nachhaltig voran – gut für Mitarbeiter, Kunden und das Unternehmen.
Was spricht für das papierlose Büro
Das papierlose Büro sei mit hohen Sicherheitsrisiken verbunden und belaste Mitarbeiter mehr, als es ihnen nützt – Aussagen von Kritikern, treffen vor allem in den Fällen zu, in denen Unternehmen keine Strategie verfolgen. Ein häufiger Fehler: Unternehmen starten in irgendeiner Abteilung, einen beliebigen Dokumentenbestand zu aktualisieren oder auf eine Cloudlösung zu wechseln – und das häufig neben dem operativen Geschäft. Besser: Mit Experten eine Bestandsaufnahme durchführen und den Bereich ermitteln, der sich am besten für die Digitalisierung eignet. Dann können Unternehmen auch von den Vorteilen des papierlosen Büros profitieren:
- Mehr Zeit fürs Kerngeschäft und bessere Work-Life-Balance
- Weniger Betriebsausgaben für Lagerkosten, Archivierung und Datenrecherche
- Daten effizienter nutzen und Strategien verbessern
- Zeit- und ortunabhängig arbeiten für mehr Transparenz und bessere Teamarbeit
- DSGVO konform und mit maximalen Sicherheitsstandards
- Ökologischen Fußabdruck verringern – und mehr Umsatz generieren
- Zufriedene Kunden durch effizienteren Service und automatisierte Prozesse
Trotzdem: für zahlreiche Unternehmen ist das papierlose Büro noch immer Utopie. Warum das papierlose Büro noch nicht funktioniert und was dagegen hilft: Lesen Sie in unserem kostenlosen Whitepaper. Erfahren Sie, welche Ausstattung wichtig ist, wie Sie den richtigen Dienstleister auswählen und was Unternehmen brauchen, um digital erfolgreich zu sein.
