Erfolgreiches Projektmanagement komplexer IT-Infrastrukturprojekte

IT-Infrastrukturprojekte betreffen meist alle IT-Domänen – und haben häufig Rückkopplungseffekte auf Businessziele, die IT-Strategie bis hin zu Anwendungsentwicklung und Betrieb. Sie erfordern deshalb ein ganzheitliches Herangehen.

Projekte sind zu selten erfolgreich

Einer globalen Studie von KPMG und IPMA zufolge sind erfolgreiche Projekte keine Selbstverständlichkeit: Nur 19 Prozent der untersuchten Unternehmen gelingt es, ihre Projekte (meistens) zum Erfolg zu führen – definiert in Bezug auf das Projektmanagement-Dreieck von Zielen (Scope), Zeitplan (Time) und Kosten (Budget) und auf die Stakeholder-Zufriedenheit.

Jetzt könnten Sie mit Recht einwenden, dass die zitierte Aussage von KPMG ein zu starres Konzept von Projekterfolg voraussetzt. Die Studie weist daher auch auf die zunehmende Popularität agiler Ansätze hin, die Projektteams mehr Freiheiten geben und Scope, Zeit und Kosten nicht absolut setzen (wie beispielsweise Scrum).

Doch auch ein agiles Vorgehen ist kein Allheilmittel. Unabhängig von traditionellen agilen PM-Ansätzen erfordern erfolgreiche Projekte einige grundlegende methodische Voraussetzungen, darunter Risikomanagement, die Festlegung messbarer Erfolgskriterien und eine angemessene Erfolgs- bzw. Nutzenkontrolle. Planung und Projektdurchführung müssen an der Unternehmensstrategie ausgerichtet und die wichtigsten Interessengruppen in relevante Entscheidungen einbezogen werden.

Für IT-Infrastruktur-Projekte gilt das in besonderer Weise. Denn in Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung ist die IT-Infrastruktur die Basis des Unternehmenserfolges.

Komplexität meistern

Vor allem komplexe Projekte laufen schnell aus dem Ruder oder verfehlen ihre Zielstellungen – und IT-Infrastrukturprojekte sind grundsätzlich komplex: Es sind viele Stakeholder aus verschiedenen Bereichen beteiligt, es gibt viele Ziele und Teilziele, Projektgegenstände mit diversen Wechselwirkungen und häufig auch Unklarheiten – von unscharfen Zielbestimmungen über unbestimmbare zukünftige Entwicklungen bis hin zu unberechenbaren sozialen und kulturellen Faktoren. Und nicht zu vergessen: physische oder virtuelle IT-Assets, egal ob on-premise oder in der Cloud sowie die Betreuung dieser über den ganzen Lifecycle kosten weiterhin viel Geld.

Jedes einzelne IT-Infrastrukturprojekt muss im Einklang mit der übergeordneten IT-Strategie stehen - und diese wiederum mit der Unternehmensstrategie. Sowohl Geschäftsführung als auch Fachbereiche und Anwender sollten daher in die Planung bzw. das Management von IT-Infrastruktur-Projekten einbezogen werden.

Zudem werden moderne IT-Infrastrukturen selbst immer komplexer. Die Zeiten einmal aufgesetzter und dann jahrelang nahezu unverändert betriebener On-Premise-Systeme neigen sich dem Ende zu. Der Trend geht zur public oder private Cloud und zu zukunftsfähigen, flexiblen Microservice-Architekturen, die sich am besten per Container-Virtualisierung umsetzen lassen. Deshalb betreiben größere Organisationen häufig IT-Infrastruktur-Plattformen mit Hunderten oder Tausenden Containern, die es sorgfältig zu planen, aufzubauen und zu betreiben gilt.

IT-Infrastrukturprojekte müssen diese Komplexität meistern. Und durch unsere Erfahrungen können wir Sie beratend oder umsetzend unterstützen.

IT-Infrastrukturprojekte strukturiert zum Erfolg führen

• Kommunikation der Verantwortlichen

Der Erfolg von IT-Projekten steht und fällt mit einer guten Kommunikation zwischen den Beteiligten. Bei IT-Projekten werden meist externe Dienstleister einbezogen, was die Kommunikation erschweren kann. Andererseits ist Projektarbeit das tägliche Brot professioneller IT-Dienstleister. Sie wissen um die Bedeutung von Kommunikation und kennen die richtigen Methoden und Tools dafür. Vor allem wissen sie, wie man komplexe Projekte strukturiert zum Erfolg führt, und haben optimalerweise die Erfahrung, auch kritische Situationen zu meistern.

• Anforderungen von Auftraggeber und -nehmer

Damit ein Dienstleister erfolgreich für Sie tätig werden kann, muss er wissen, was Sie benötigen. Reichen da nicht Projektauftrag und Lastenheft? Nicht zwangsläufig! Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister das „Warum“ des Projektes versteht – Ihre Vision in Bezug auf die Business-Ziele, Ihre zukünftige IT-Infrastruktur im Ganzen (Stichwort Digitalisierung) und die Rolle, die das fragliche Projekt dabei spielen soll. Angesichts immer neuer technologischer Entwicklungen und Hypes gibt es dabei nicht selten Unsicherheiten. Ein guter Dienstleister stellt dann die richtigen Fragen und unterstützt Sie mit seinem Know-how bei der Festlegung realistischer Ziele. Denn er versteht es als seine Aufgabe, Ihre Unternehmensvision in konkreten IT-Systemen abzubilden. Das kann er am besten, wenn er Ihre Branche, Prozesse und Herausforderungen kennt, einschließlich regulatorischer Anforderungen etwa in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit (etwa bei KRITIS-Betreibern oder Gesundheitsunternehmen).

• Vorgaben für alle Beteiligten

Insbesondere kann der Dienstleister Sie bei der gemeinsamen Definition des „Was“ unterstützen: Sie machen spezifische fachliche Vorgaben zu Business-Anforderungen und Use Cases, der Dienstleister leitet daraus sinnvolle technische Möglichkeiten ab. Die genaue Ausgestaltung der IT-Infrastruktur und ihre technische Umsetzung – das „Wie“ des Projektes – überlassen Sie dagegen am besten ganz Ihrem Dienstleister. Denn er bringt genügend Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten mit, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie die Kontrolle abgeben sollen. Es hat sich bewährt, gemeinsame Projektlenkungs- und Steuerungsgremien zu nutzen, um das Projekt übergreifend zu koordinieren und wichtige Entscheidungen gemeinsam zu treffen.

Im Projekt den Betrieb nicht vergessen

Eine weitere Besonderheit von IT-Infrastruktur-Projekten: Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister endet häufig nicht mit der Übergabe einer „schlüsselfertigen“ Infrastruktur, sondern beinhaltet häufig auch deren Betrieb. Der langfristige Betrieb von Infrastrukturen ist dabei meist kosten- und personalintensiver als Aufbau und Beschaffung der Infrastruktur. Daher sollten Betriebsaspekte in Einklang mit der IT- und Unternehmensstrategie gebracht und zwingend bei Planung und Aufbau der Infrastruktur berücksichtigt werden. Das betrifft beispielsweise das Monitoring, Sicherheitsaspekte und insbesondere auch Bereitstellungs- und Wartungsprozesse im laufenden Betrieb – Stichwort DevOps.

Gerade bei modernen Container-Infrastrukturen ist DevOps die Methode der Wahl, um neue Versionen und Updates schneller und auch sicherer bereitzustellen. Sie sollten daher darauf achten, dass Ihr Dienstleister selbst DevOps beherrscht. Wenn der Dienstleister nicht selbst entwickelt, ist eine besonders enge Abstimmung zwischen Entwicklern und Operations-Team nötig. Denn dieses muss alle Container auf Skalierbarkeit, Schwachstellen und Fehler prüfen, um einen stabilen Betrieb zu gewährleisten.

Dass Rechenzentren und Systeme alle spezifizierten Anforderungen erfüllen müssen (zum Beispiel Hochverfügbarkeit), versteht sich von selbst. Der entscheidende Unterschied bei Operations-Dienstleistungen liegt in der Service-Qualität. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass Ihr Dienstleister ein IT-Service-Management (ITSM, etwa nach ITIL-Standards bzw. ISO/IEC 20000) sowie Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS nach ISO/IEC 27001) und Datenschutz etabliert und möglichst zertifiziert hat.

Ganzheitliches und interdisziplinäres Vorgehen

Fazit: IT-Infrastrukturprojekte erfordern ein ganzheitliches und interdisziplinäres Herangehen, das alle Dimensionen einbezieht:

• Business-Ziele
• IT-Strategie
• funktionale und regulatorische Anforderungen
• Verfügbarkeit
• Performance und Sicherheit
• die Bedürfnisse der Anwender
• Zukunfts- und Investitionssicherheit

Im Optimalfall können wir diesen bewährten Ansatz von Beginn an in ein Projekt einbringen und bereits die Ausrichtung der Netzwerk- und Kommunikationsarchitektur mitgestalten. Trifft ein solches holistisches Herangehen auf eine strukturierte Methodik nach Standards, Management- und Kontrollsystemen unter Nutzung von Best Practices sowie eine offene Kommunikationskultur, können auch komplexe Projekte erfolgreich gestaltet werden.

Beispiel gefällig? Kürzlich haben wir eine Kubernetes-basierte Kooperationsplattform mit knapp 300 Containern für einen deutschlandweit aktiven Gesundheitsdienstleister mit 15 Landesgesellschaften geschaffen, die wir zur vollen Zufriedenheit des Kunden betreiben.

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