Digitalisierung von Dokumenten Akten Archiven Post uvm.
Dokumente schnell digital verfügbar
Höchste Standards für Sicherheit & Datenschutz
Bearbeitung der Digitalisate mit wählbaren Features
Versionierbarkeit & Erhaltung für die Ewigkeit
Komplette Prozesskette in-house umsetzbar
Das papierlose Büro wird Wirklichkeit
Dokumentenscan sorgt für eine digitale Ordnung in Deutschlands Kellern, Aktenschränken und Archiven. Durch die Digitalisierung werden historische Daten unaufwendig, rasch und von überall verfügbar auswertbar.
Wir übernehmen für Sie die komplette Prozesskette der Digitalisierung. Von Scannen, Komprimieren und Indexieren über Lagern/Archivieren bis Dokumentenmanagement (DMS), Mailroom und Datenanalyse.
Scan Service: einfach, bequem, effizient!
Scannen, Komprimieren, Indexieren – Platz schaffen für Ihr Wachstum - Zeiteinsparung bei Ihrer täglichen Arbeit. Wir digitalisieren und übertragen Ihre Dokumente & Archivalien in die digitale Welt: inkl. Verschlagworten, Indexieren und Archivieren in Bestandssysteme. Alte Akten werden zu wertvollen, nutzbaren Informationen. Inhalte von historischem Buchmaterial werden gesichert.
Analytics & Datenraum Service: One step ahead
Entdecken Sie den Mehrwert in Ihren Dokumenten! Erkennen Sie Trends aus historischen Daten Ihres Archivs für neue, optimierte Geschäftsprozesse.
Alle digitalisierten Daten speichern wir hochsicher in der Cloud oder auf Ihren eigenen Systemen und schaffen neue, digitale Datenräume um digitalisierte Dokumente zu strukturieren, auf Wunsch auch hochverschlüsselt.
Beispielablauf Aktenscan
- Kontaktaufnahme
- Projektabstimmungen
- Abholung der Akten
- Digitalisierung
- Übergabe in digitalen Datenräumen
- Postumrouting
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Kundeneigenes oder unser DMS hochsicher in der Cloud für Sie – bringen Sie Struktur in Ihre Dokumente und Daten. Wichtige Informationen stehen allen berechtigten Anwendern jederzeit und standortunabhängig per Klick zur Verfügung. Daten intelligent geordnet und sofort im Zugriff im zentralen DMS-System dank unserer Enterprise Content Management-Services "ECM". Datenmengen von erfahrenen Analytikern mit modernsten Werkzeugen analysieren lassen. Mehr zu ECM Services.
Archivierung & Lagerraum
Sensible Dokumente in guten Händen. Wir übernehmen Ihr gesamtes Archiv und stellen Ihnen benötigten Dokumente jederzeit digital zur Verfügung (Scan on-demand). Sensible Daten in guten Händen. Revisionssicher archiviert. Lückenlos protokolliert. Unter Gewährleistung der höchsten Sicherheits- und Brandschutzstandards.
Checkliste zur Digitalisierung der Eingangspost
Nutzen Sie diese 10 Punkte bei der Auswahl eines Anbieters:
1. Einführung und Bereitstellung
- Kein hoher Anfangsinvest: Bereitstellung als Cloud Service vermeidet hohe Investitionen und erlaubt einen schnellen Einstieg.
- Kein Eigenaufwand: Ein guter Dienstleister kümmert sich um Abholung, Scan, Lagerung, Archivierung und die fachgerechte Vernichtung und Entsorgung.
- Erfahrung: Eingangspost ist ein bunter Strauß an Überraschungen. Der Scan-Dienstleister sollte über viele Jahre Erfahrung verfügen.
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Hohe Sicherheit: Der Dienstleister für Poststelle und Digitalisierung sollte nach den in Deutschland einschlägigen Normen und Standards, wie BSI 100-1 bis 100-4, ISO/ IEC 9001 zertifiziert sein und TR-RESISCAN-konform arbeiten.
- Datensicherheit: Der Dienstleister sollte über ein eigenes Hochsicherheits-Rechenzentrum verfügen.
- Verlässlicher Datenschutz: Alle Mitarbeiter des Dienstleisters sind auf die Bestimmungen des Datenschutzes verpflichtet. Scanproduktion und Datenzentren sind geschützt und überwacht, alle Zutritte kontrolliert.
- Auditierte Leistung:
Der gesamte Prozess von der Entgegennahme der Eingangspost über die Digitalisierung, Ablage und revisionssichere Archivierung bis hin zur Vernichtung nach DIN 66399 mit entsprechender Schutzklasse wird lückenlos protokolliert. - Zeitnahe Bereitstellung:
Der Scan-Dienstleister kann die digitale Verfügbarkeit innerhalb eines per Servicelevel vereinbarten Zeitraums nach Eintreffen garantieren.
Intelligentes Informationsmanagement
- Automatische Content Analytics:
Alle Unterlagen werden mittels KI automatisiert klassifiziert und umfassend mit Metadaten angereichert. - Anreicherung durch Kontext:
Plattform stellt die Dokumente in den jeweils richtigen Kontext durch dessen vorhandene Informationen. - Automatisierung der Information Governance:
Zugriffsrechte, Vertraulichkeit, revisionssichere Archivierung und geordnete Löschung erfolgen auf Wunsch automatisiert gesteuert durch Metadaten.
Digitale Poststelle
Das papierlose Büro wird Wirklichkeit. Einfach, bequem, effizient.
Besondere Scans, z.B.: Großformat-Buchscan.
Historische Bücher zerstörungsfrei digitalisiert.
Rechnungs-
verarbeitung
Voll automatisierter Rechnungsworkflow.
KI-Einsatz
Bestehende Digitalisate schlauer machen: Texterkennung, Komprimierung, Indexierung
Archivierung
Platz in den eigenen Räumlichkeiten schaffen - Wir übernehmen Ihre Archive
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Intelligentes und individuelles DMS unternehmensweit einführen
Beispiele für Aktendigitalisierung
