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    Produkt

    Enterprise Content Management (ECM) für Ihre Inhalte

    Inhalte wie Dokumente leichter finden

    Schnellerer, ortsunabhängiger Zugriff

    Digitale Geschäftsprozesse mit KI

    Daten-Integration statt aufwendiger Migration

    Rückverfolgbarkeit, Compliance, Datensicherheit

    ECM ist mehr als Dokumentenmanagement - erleben Sie wie alle Unternehmensinhalte unabhängig von ihrer Speicherquelle verfügbar werden.

    Was erreichen Sie mit ECM und wie unterstützt Sie EWERK dabei?

    Enterprise Content Management ist ein Konzept zur Erfassung, Verwaltung, gemeinsamen Bearbeitung, Bereitstellung und Archivierung aller Unternehmensinhalte. Durch die maximale und flexible Verfügbarkeit sämtlicher Contents wird Zusammenarbeit erleichtert und Prozesse effizienter. Mit ECM finden Sie all Ihre Inhalte wie Dokumente, Bilder oder E-Mails durch KI-gestützte Verknüpfung mit sogenannten strukturieren Daten z.B. aus ERP oder CRM. Auch ohne aufwendige Migration schaffen Sie Transparenz und vermeiden mehrfache papiergebundene Ablage durch die schrittweise Etablierung digitaler Geschäftsprozesse. EWERK unterstützt Ihre digitale Transformation indem wir mit einem ersten erfolgreichen Anwendungsfall "Quick-Win" beginnen und Sie Schritt für Schritt durch individuell-passgenaue ECM-Services zur digitalisierten Organisation begleiten. Erfahren Sie, wie wir schrittweise die ECM-Idee durch die Digitalisierung von zum Beispiel allen Prozessen rund um den Rechnungseingang etablieren.

    Mit ECM Services kurzfristige Erfolge erreichen und langfristige Arbeitsprozess-Innovationen durch digitalisierte Organisationen sichern.

    Neue Inhalte für ECM maximal verfügbar machen: Post- und E-Mail-Eingang digitalisieren

    Unternehmensinhalte entstehen nicht nur in Fachabteilungen, sondern kommen auch von Außen nach Innen. Für eine maximale Auffindbarkeit und Verfügbarkeit aller Inhalte, reichern wir eingehende Papier- und E-Mail-Dokumente intelligent um Metadaten zur Suche an. So wird ein Dokument nur einmal abgelegt und ist über verschiedene Ansichten wie Kunde, Projekt, Produkt oder Eingangsdatum leicht auffindbar. Der aktuelle Bearbeitungsstatus und Historie sind in jedem Prozessschritt transparent sichtbar.

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    UseCase "Rechnungen": Dokumente organisieren und Prozesse automatisieren.

    Rechnungen als eine Art von Unternehmensinhalten können durch ECM automatisiert verarbeitet und verfügbar gemacht werden. Um abteilungsübergreifende Prozessverbesserungen zu erreichen, werden die Rechnungsdaten per KI erkannt und nach der Validierung in das FiBu-System zur Vorkontierung übertragen. Nach Prüfung und Genehmigung auf Kopf- und/oder Positionsebene erfolgt die Zahlung über das FiBu-System. Stammdaten und Workflow-Status werden synchronisiert und die Dokumente im ECM-System angezeigt.

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    • KI-Klassifizierung
    • Vorgangsbearbeitung
    • GoBD-Konformität
    • Änderungsverfolgung

    Ihr erster Anwendungsfall - Change Management Services

    Sobald das ECM-System zum Beispiel rund um alle Rechnungsprozesse technisch eingerichtet ist, betreuen wir auch die managementale Etablierung von ECM-basierten Arbeitsprozessen. Erfolge schnell sichtbar zu machen, ist ebenso Teil unserer ECM-Change Management Services wie auch nach der Installation des Systems kontinuierlich bei der Planung und Umsetzung weiterer digitaler Geschäftsprozesse technologisch die Weichen zu stellen. 

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    • Kontinuierliche, digitale Verbesserung der Geschäftsprozesse
    • Ergänzung weiterer Inhalte

    Ergänzung angrenzender Geschäftsprozesse

    ECM bleibt nie auf einen Bereich beschränkt. Im Beispiel der Verarbeitung des Unternehmensinhalts Rechnung können bereits beim Eingang der Rechnung wichtige Metadaten wie Konditionen gesetzt und ausgewertet werden. Erstellung, Prüfung und Freigabe von Verträgen auf Grundlage der bereitgestellten Dokumentvorlagen ergänzt wichtige Workflow-Funktionen. Ähnlich können auch weitere Workflows wie Beschaffungsanträge oder HR-Prozesse abgebildet werden. 

    ECM-Grundlage: technische Integration strukturierter Daten und unstrukturierter Inhalte

    Die Grundlage erfolgreichen ECMs ist es, strukturierte Daten wie Kunden-, Projekt- oder Personaldaten aus vorhandenen Anwendungssystemen zu synchronisieren und so als Metadaten für die unstrukturierten Daten aus Netzwerkverzeichnissen, Sharepoint-Servern und anderen Quellen des Unternehmens zuzuordnen. Dadurch werden aufwendige Migrationen vermieden, was immense Aufwände spart und gleichzeitig eine zentrale Verfügbarkeit über ein einziges ECM-System ermöglicht. 

    • Maximale Verfügbarkeit von Contents
    • Zentrale Suche in allen Ablageorten
    • Transparente Prozessautomatisierung
    • Kein Datenverlust

    Papier-Akten nach TR-RESISCAN digitalisieren

    Um einen kompletten 360°-Blick auf all ihre Daten zu erhalten und Potentiale voll auszuschöpfen, sollten auch die Informationen bisheriger Papier-Akten durch ECM verwaltet werden. Nutzen Sie dafür den Service der EWERK DDS für einen ersetzenden Scan nach TR-RESISCAN, bei dem auch die Inhalte der Dokumente per Volltextsuche auffindbar sind. Die Metadaten werden dabei mittels KI erkannt und ermöglichen so die Zuordnung zu Projekten oder Kunden und fügen sich in die bereits digitalen Contents in Ihrem ECM-System ein. 

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    • Transparenz und effizientes Arbeiten durch unternehmensweite Digitalisierung
    • Finden Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens durch ein ECM-System

    Digital alle Inhalte verfügbar haben

    Betrieb in eigenen deutschen Rechenzentren

    Reduzieren Sie mit uns Ihren Verwaltungsaufwand

    52%

    unklassifizierte "Dark Data" beheben

    2 h/d

    Suche nach relevanten Daten vermeiden

    2,18€ ROI

    pro investiertem Euro im Datenmanagement

    Erleben Sie, wie durch die Etablierung von ECM Organisations- und Arbeitsprozessinnovation zu Ihrem neuen Alltag werden. Unsere ECM-Services ermöglichen genau die digitale Prozesstransformation, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringt.

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