Digitale Bürgerportale: Services zugänglich machen durch Prozessdigitalisierung
Das Online-Zugangs-Gesetz (OZG) setzt viele Kommunen unter Digitalisierungsdruck. Denn alle Leistungen sollen über neue Verwaltungsportale online angeboten werden. Die Zeit drängt: Bis Ende 2022 müssen zumindest 575 der knapp 6000 Leistungen digitalisiert sein. Es braucht schnelle Lösungen für komplexe, behördliche Prozesse. Ein gigantischer Berg Arbeit – und für viele ist es Neuland. Doch das Projekt ist wertvoll und birgt weitere Mehrwerte für die Kommunen und ihre Angestellten. Um diese Potentiale auszuschöpfen, braucht es starke Partner. Wir wissen, was Kommunen jetzt tun müssen und wieso Open Source Plattformen der Schlüssel zur langfristig erfolgreichen Digitalisierung sind.
Aktenberge mögen manchmal hoch sein. Zur Zeit liegt zudem ein digitaler Berg vor den Mitarbeitern in den Kommunen, den es unter Zeitdruck zu erklimmen gilt. Das Ziel ist gesetzlich verankert: Online-Portale für mindestens 575 digitale Verwaltungsleistungen – nachhaltig angelegt und zentral verknüpfbar.
Dieser Digitalisierungsauftrag muss umfassend gedacht und umgesetzt werden. Dann erwachsen stattliche Mehrwerte für die Kommunen: Zum Beispiel weniger Routinetätigkeiten für Verwaltungsmitarbeiter, kürzere und planbarere Bearbeitungszeiten, reduzierte Papier- und Portokosten, zuverlässigere und aktuellere Nutzer-Daten. Künftig handelt Verwaltung proaktiv, sie nimmt Bürgern und Unternehmen „Behördengänge“ ab. Menschen zu begleiten, statt nur Anträge zu bearbeiten, wirkt motivierend und erhöht die Akzeptanz und das Vertrauen auf allen Seiten.
Eine gute Seilschaft erobert den Berg
Wir von EWERK kennen den Weg zum Gipfel, wir wissen, wo die Tritte sicher sind und wo man eine Halterung verankern sollte. Wir wissen auch, dass in den Verwaltungen neben dem OZG viele Themen auf dem Tisch liegen. Darum nehmen wir Arbeit ab – mit Obacht auf die Rahmenbedingungen und die Vorgaben des Gesetzgebers, auf die Perspektive der Nutzer und die der kommunalen Angestellten. Nützlich dafür sind unsere Erfahrungen mit kommunalen Strukturen und digitalen Transformationen. Entsprechend können wir Kommunen in diesem Prozess beraten und begleiten, von der Planung bis zum Implementieren der digitalen Lösungen.
Zentrale Aspekte, die beachtet werden müssen:
- Kommunale Mitarbeiter wollen wissen, wo es lang geht. Wir fragen nach den spezifischen Gegebenheiten und beraten über sinnvolle Wege zum Ziel. Wir qualifizieren die Kollegen und erklären verstehbar technische Details und Möglichkeiten.
- Datensicherheit hat für die Bürger oberste Priorität. Wir gewährleisten, dass sensible personenbezogene Daten sicher verwahrt, vor Zugriffen geschützt und dennoch vernetzt, also für andere Behördenbereiche geöffnet werden, damit man die Nutzer bei der nächsten Behördenangelegenheit „abholen“ kann.
- Kommunikation gegenüber den Bürgern gestalten wir ehrlich und nachvollziehbar. Meldet sich eine fremde Behörde ungefragt mit persönlichen Daten, kann das Misstrauen erzeugen. Klare Kommunikation, nutzerorientierte Bedienlogik und ein seriöses, für alle Angebote einheitliches Design steigern das Vertrauensgefühl beim Nutzer.
- Gesetzliche Vorschriften geben der Digitalisierung Rückenwind. Wir kennen die OZG-Vorgaben und bedenken sonstige Gesetze wie zum Beispiel die Datenschutzgrundverordnung, die das Speichern und Vernetzen von Daten reglementiert.
- Spezifische Regelungen einer Kommune versorgen wir mit einer spezifischen digitalen Anwendung. Wenn möglich, wird ein vorhandener Service einer anderen Kommune modifiziert. Jede unserer Software-Lösungen speist die Daten in den Portalverbund.
- Vorgegebene IT-Komponenten und Standardisierungen sichern Verfahren, Daten, Schnittstellen, Anwendungen und Sicherheitsthemen wie die Authentifizierung der Nutzer. So können Daten in vorhandenen Fachverfahren verarbeitet und im Portalverbund vernetzt werden.
- Verwaltungsprozesse und Fachverfahren setzen wir auf den Prüfstand. Für eine erfolgreiche Digitalisierung betrachten wir neben technischen Aspekten auch die fachliche Logik, Organisationsformen, Produktmanagement und anderes mehr, die sich jetzt an Lebens- und Geschäftsprozessen der Nutzer – nicht an den Verwaltungsprozessen – orientieren werden.
